Polityka Prywatności Tax Free Club

§1. Postanowienia ogólne

• 1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka") opisuje zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników aplikacji mobilnej i serwisu internetowego Tax Free Club (dalej: „Aplikacja"), w tym informacje wymagane przez art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO").
• 2. Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu świadczenia usług Tax Free Club. Pojęcia pisane wielką literą, a niezdefiniowane w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie.
• 3. Korzystając z Aplikacji, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z treścią Polityki.

§2. Administrator danych osobowych

• 1. Administratorem danych osobowych jest:
  
  RTFC.PL Sp. z o.o.
  z siedzibą w Krakowie (31-545), ul. Mogilska 43,
  NIP: PL 6751778186,
  adres e-mail: faktura@tfc.eu,
  dalej: „Administrator" lub „TFC".
• 2. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: faktura@tfc.eu lub korespondencyjnie na adres siedziby.
• 3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w ust. 2.

§3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Aplikacji przetwarzamy następujące kategorie danych:

• 1. Dane konta i uwierzytelnienia — adres e-mail oraz identyfikator z usługi logowania (Google OAuth / Apple ID), imię i nazwa wyświetlana przekazane przez dostawcę logowania.
• 2. Dane niezbędne do procedury TAX FREE (wymagane przez przepisy i system PUESC):
  a) imię i nazwisko zgodne z dokumentem podróży,
  b) numer paszportu lub innego równorzędnego dokumentu tożsamości,
  c) data urodzenia,
  d) kraj zamieszkania poza Unią Europejską,
  e) numer rachunku bankowego (IBAN) — w przypadku zwrotu na rachunek.
• 3. Dane dotyczące zakupów — zeskanowane paragony i faktury, ich treść (pozycje, kwoty, dane sprzedawcy) oraz dane dopasowane z faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
• 4. Dane transakcyjne — informacje o Dokumentach TAX FREE, kwotach zwrotu, prowizji i wypłatach.
• 5. Dane techniczne i diagnostyczne — model urządzenia, system operacyjny, wersja Aplikacji, identyfikatory powiadomień push oraz dane o błędach aplikacji (logi diagnostyczne).

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Podanie danych wskazanych w §3 ust. 2 jest dobrowolne, lecz niezbędne do skorzystania ze zwrotu VAT — bez nich realizacja Usługi nie jest możliwa.

§5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• 1. Organy administracji publicznej — Ministerstwo Finansów (systemy PUESC i KSeF), Krajowa Administracja Skarbowa, organy celno-skarbowe — na podstawie obowiązku prawnego.
• 2. Sprzedawcy zarejestrowani w procedurze TAX FREE — w zakresie niezbędnym do zatwierdzenia i rozliczenia zwrotu.
• 3. Banki i instytucje płatnicze — w celu realizacji wypłaty zwrotu na rachunek Użytkownika.
• 4. Dostawcy usług logowania — Google oraz Apple — w zakresie uwierzytelnienia (za pośrednictwem AWS Cognito).
• 5. Podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora (procesorzy), na podstawie umów powierzenia:
  a) dostawca infrastruktury chmurowej Amazon Web Services (AWS) — hosting w regionie UE (Frankfurt, eu-central-1);
  b) dostawca usług diagnostyki błędów Sentry (serwery w UE) — bez przekazywania danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację (konfiguracja „bez danych osobowych");
  c) usługi automatycznego odczytu treści dokumentów (OCR / model AI) działające w infrastrukturze AWS w UE.
• 6. Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim.

§6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

• 1. Co do zasady dane przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej.
• 2. W zakresie korzystania z usług logowania Google / Apple może dochodzić do przekazania ograniczonych danych poza EOG (m.in. do USA). Przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w rozdziale V RODO (standardowe klauzule umowne lub decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności, np. Data Privacy Framework).

§7. Okres przechowywania danych

• 1. Dane związane z procedurą TAX FREE oraz dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami — co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• 2. Dane Konta przechowujemy przez okres jego posiadania. Gdy Użytkownik usunie Konto w Aplikacji, niezwłocznie usuwamy lub anonimizujemy jego dane osobowe — w tym imię i nazwisko, adres e-mail, dane paszportu, zapisane sposoby zwrotu oraz tokeny powiadomień push — a Użytkownik nie może się już zalogować. Faktury, dokumenty TAX FREE oraz dane zwrotów podatku (w tym dane wypłaty zapisane przy zakończonym zwrocie) są zachowywane przez okres wymagany w pkt 1 powyżej, w formie odłączonej od usuniętego Konta, ponieważ mamy prawny obowiązek ich przechowywania.
• 3. Logi diagnostyczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, nie dłużej niż 90 dni.

§8. Prawa Użytkownika

• 1. Użytkownikowi przysługują następujące prawa:
  a) dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii;
  b) sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
  c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w zakresie, w jakim nie koliduje to z obowiązkiem prawnym przechowywania danych;
  d) ograniczenia przetwarzania;
  e) przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
  f) sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
  g) cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia) — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
• 2. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem faktura@tfc.eu. Część praw (m.in. usunięcie Konta) Użytkownik może zrealizować samodzielnie w Aplikacji (sekcja Profil → Usuń konto).
• 3. Użytkownik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

• 1. W celu dopasowania zeskanowanych paragonów do faktur w KSeF oraz odczytu treści dokumentów Administrator wykorzystuje zautomatyzowane przetwarzanie, w tym narzędzia OCR oraz modele sztucznej inteligencji.
• 2. Przetwarzanie to nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób w rozumieniu art. 22 RODO — decyzja o przyznaniu zwrotu VAT należy do Sprzedawcy i organów celno-skarbowych, a Użytkownik ma możliwość weryfikacji i korekty danych w Aplikacji.

§10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do zagrożeń, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS) z weryfikacją certyfikatu (tzw. SSL pinning), bezpieczne przechowywanie danych uwierzytelniających na urządzeniu, kontrolę dostępu oraz przechowywanie danych w infrastrukturze chmurowej na terenie UE.

§11. Dzieci

Aplikacja nie jest przeznaczona dla osób, które nie ukończyły 16 lat. Administrator nie zbiera świadomie danych osób poniżej 16. roku życia. W razie stwierdzenia, że dane takiej osoby zostały przekazane bez wymaganej zgody, dane zostaną usunięte.

§12. Pliki cookie i analityka na stronie internetowej

Niniejszy paragraf dotyczy strony internetowej tfc.eu. Niezbędne mechanizmy przechowywania danych działają zawsze; narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies.

Vercel Web Analytics. Strona korzysta również z Vercel Web Analytics, które nie używa plików cookie i przetwarza wyłącznie zagregowane, anonimowe statystyki ruchu. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu i ulepszaniu strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podstawa prawna. Narzędzia analityczne i marketingowe stosujemy wyłącznie na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).

Odbiorcy. Google Ireland Ltd. (Google Analytics) oraz Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel). Dane mogą być przekazywane do USA; podstawą takiego przekazania jest EU-US Data Privacy Framework.

• Formularz kontaktowy. Przetwarzamy imię, adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości, aby odpowiedzieć na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Newsletter wysyłamy wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Dane z zapytania przechowujemy przez czas potrzebny do jego obsługi, a następnie maksymalnie 12 miesięcy; dane do newslettera – do czasu wycofania zgody.

Wycofanie zgody. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą linku „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§13. Zmiany Polityki

• 1. Administrator może aktualizować Politykę w przypadku zmiany przepisów, funkcjonalności Aplikacji lub zasad przetwarzania danych.
• 2. O istotnych zmianach Użytkownik zostanie poinformowany poprzez powiadomienie w Aplikacji lub na podany adres e-mail. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Aplikacji.

§14. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres: faktura@tfc.eu.